怎样建立外贸团队「外贸团队组建与管理」

1. 为什么小企业要建立外贸团队？

小企业财力有限，他养十几号人的外贸团队，看起来是不现实的。在珠三角地区，请一个普通的外贸业务员，固定月薪低于2000—3000元；如果需要经验丰富、能力强的外贸人才，固定月薪至少得4000—5000元。这样算下来，确实很难养一个团队。小企业一般都有零散的几个全职外贸业务员，但称不上团队。正因为财力有限，更需要打造自己的外贸团队，提升工作效率，节约运营成本。只有发挥团队的力量，小企业才可能壮大；否则到最后面临退出竞争的舞台。

我们进行一个简单的成本核算：假设你的企业有5名外贸业务员，外贸业务员根据能力分为A级和B级，A级月薪5000元，B级月薪3000元。

方案一：单兵作战

企业在发展初期，都习惯于单兵作战。就是每个业务员各做各的单，互不相干，从搜索客户信息、处理邮件、电话沟通、商务谈判，到接单、生产、出货样样要精通，自然需要A级外贸业务员才能胜任，多劳多得。财务算帐清楚，容易，管理操作简单。如果采用B级外贸业务员，可能因为操作方法不当或错误给企业带来巨大损失，潜在的风险成本比用A级人力成本还高。

人力成本：5000元/人/月×5人=25000元/月

方案二：团队作战

团队讲究的是配合，每个人只要有一两门专长就可以，由于每个人只专注自己的工作，所以更专业，效率更高，团队业绩大增。显然招聘人员也较容易，而且不需要全部是A级外贸业务员，操作难度不大的琐事完全可以由B级外贸业务员负责。只需要2名A级外贸业务员，3名B级外贸业务员就足够。

人力成本：5000元/人/月×2人 3000元/人/月×3人=19000元/月

方案比较得出结论：小企业更需要打造外贸团队。

2. 小企业如何打造自己的外贸团队？

以价值工作链为基础的外贸团队组建方案与评价方案。目的就是使外贸工作高质、高效、经济地开展。

一、 组建外贸团队的基本原则

团队建设是一个系统和长期的工作，需要科学规划、因地制宜、循序渐进。

组建外贸团队需要遵循以下原则：

（一） 实用性

需要什么样的人才就聘用什么样的人。不多不少，不高不低。四个人可以完成的事情，就不用请五个人；一个中专生可以做的事情，就不要找个博士生来撑门面。大材小用，不会长久；小材大用，有心无力。

（二） 互补性

一个优秀的团队，不需要每个人都一样强，但需要每个人都各有物色，各有绝技。这样的组合，才能发挥强大的攻击力。

诸葛亮手无缚鸡之力，让他上战场拼杀，只有死路一条。但他足智多谋，指挥大军进退自如，胸有成竹，所以就在营中指挥，运筹帷幄之中，决胜千里之外。而关羽、张飞打仗厉害，那就发挥他们的长处，上阵杀敌，屡立战功。刘备既不会指挥，打仗又不厉害，他只有一样东西，皇室血脉，也就是企业品牌。大家统一于这个品牌之下，相互协作。

同理，我们打造外贸团队，也不一定要每个人都是诸葛亮，或每个人都是关羽、张飞、刘备。对于一个小企业，每个类型的人才有一两个就足够了，互补型的团队，才可以做到人尽其才，才尽其用，才可以使团队高效运作，更有效地防止人才频繁流失。

（三） 德为先

有德有才是上品，要重用；有德无才是次品，应该加强培训后使用；无德无才是下品，不能使用；无德有才是危险品，需要在有效的控制和监督下使用，如果没有强有力的控制和监督能力，绝不能使用危险品。

外贸团队成员的德应该包括以下两个方面：

其一是遵守职业道德。外贸人员，应该热爱自己的工作，全心全意参与团队各项活动，团结协作，实事求是，遵守各项职业规范的要求。

其二是个人品行端正。这是指个人在生活中的表现符合主流的道德标准。

（四） 进取心

一个人起点可以稍微低一点，但不能没有进取心，一个进取心强的中专生，可以胜过不求上进的本科生。有强烈进取心的人，会更加主动地参与工作和学习中，能与企业同甘共苦，一起成长。

二、 外贸团队价值工作链

根据外贸团队的工作内容和价值来设计价值工作链结构。

（一） 根据外贸工作的特性，我们把外贸工作初步划分为四个模块：（1）信息资源开发模块；（2）市场营销活动模块；（3）客户初级跟进模块；（4）客户成交保存模块。

当团队成员大于或者等于4人的时候，这四个模块的工作可以分别由不同的人负责。当团队成员少于4人的时候，这四个模块就需要进行组合。例如我们公司只有3个人的时候，一个人负责信息资源开发与市场营销活动模块，一个人负责客户初级跟进模块，第三个人则负责客户成交保存模块。

（二） 价值工作链分类

根据每个工作模块的内容以及对外贸业绩的影响，得出四条紧密相连的价值链：

（1） 信息资源开发—情报链

（2） 市场营销活动—营销链

（3） 客户初级跟进—催化链

（4） 客户成交促进—交易链

外贸业绩的增长，有赖于这四条链的完美结合与良性循环。四条链对团队成员的要求有明显的差异，前面三条链是基础，难度不高，可以用B级业务员；最后一条“交易链”要求业务员有好的分析与判断能力，熟练的销售成交技巧，流利的外语表达能力，必须用A级业务员。

（三） 价值工作链的岗位职责

1、 情报链

负责收集外贸销售工作需要的所有情报信息，包括：

1.1客户情报，如潜在客户名称、地址、联络方式、联络人、规模、主要产品线、主要市场区域、主要货源地、采购习惯等；

1.2竞争对手情报，如竞争对手公司的名称、地址、主要产品及特点、业务的主要负责人、产品销售区域、销售政策等；

1.3目标市场情报，如目标市场的消费特征、主要竞争产品、分销渠道、文化习惯等；

1.4其它情报，既配合其它工作链的相关要求收集和整理的情报。

2、营销链

负责制作营销工具、执行宣传推广工作，包括：

2.1制作、印刷宣传单和产品目录等宣传资料；

2.2建设公司网站、B2B网站及其它网络宣传平台（如个人博客、社区等）及时更新网站资料和动态信息；

2.3具体执行展会摊位的预定、布置等相关工作；

2.4批量发布营销邮件、传真、信息等；

2.5拍摄、制作各种营销相关图片、资料。

3、催化链

负责初步跟进潜在客户反馈的所有邮件、传真、信息，引导、提升客户级别，为交易链提供合格的客户。

4、交易链

对重点目标客户进行跟进，深入沟通，主持商业谈判，促成订单成交，负责落实交货和收款。

（四） 价值工作链的岗位任职要求与人员比例搭配

1. 情报链（人员比率10%）

（1） 电脑基本软件操和熟练，包括MS WORD、EXCEL、POWERPOINT、ACCESS；

（2） 了解基本的网页编辑方式，如FRONTPAGE等；

（3） 熟悉搜索引擎的基本工作原理以及常用的搜索方法；

（4） 有较强的英语阅读能力，达到CET-4级或以上，或相当于该水平；

（5） 细心，观察力强；

（6） 有耐心，有韧性，能吃苦耐劳。

2. 营销链（人员比率40%）

（1） 具备一定的审美能力；

（2） 熟悉平面设计软件PHOTOSHOP、CORELDRAW等基本操作；

（3） 熟练操作电子邮件的各种编辑和发送方式，包括群发、暗发、附件、链接等内容；

（4） 能熟练编辑和维护公司网站、B2B网站；

（5） 英语能力CET-3级以上，或相当于该水平；

（6） 能手工制作产品目录册，样品册；

（7） 做事认真、细心谨慎。

3. 催化链（人员比率30%）

（1） 英语CET-4级以上，或相当于该水平；

（2） 具备一定的销售技能和技巧；

（3） 沟通能力强；

（4） 学习能力强，能快递熟悉公司的产品和相关政策；

（5） 性格温和，有耐心；

（6） 做事条理清晰，有恒心。

4. 交易链（人员比率20%）

（1） 英语CET-6级以上，或者相当于该水平；

（2） 能正确理解外商的谈话，并与外商顺畅地交谈；

（3） 能听懂外商的电话，准确把握外商的谈话要点；

（4） 熟练掌握销售技能和技巧，具备一定的谈判能力；

（5） 熟悉公司和产品的详细情况；

（6） 了解重点国家的文化和生活习惯；

（7） 熟悉外贸流程和常用规则；

（8） 为人友善，亲和力强，有耐心。

根据我们公司外贸部目前的情况，前期的营销链、催化链人员比率需要提升。

三、 建设高效外贸团队文化

团队的工作效率直接决定团队的业绩，团队的高效工作与它的组织结构和团队文化有关。团队的文化的形成有很多因素，首先我们得从制度建设和执行入手。以下是外贸工作的基本原则：

（1） 一切以公司利益为重，以大局为重，严禁因私废公、因小误大；

（2） 外贸部工作须按流程执行，严禁以任何理由执行非法操作；

（3） 一切工作服从上级命令和指挥，个人不得以任何理由拒绝执行或者怠慢执行；

（4） 业务代表发出和收到的所有电子邮件、文件等文字、声音、图像、实物资料，必须存档；

（5） 外贸部的所有客户资源，包括名片、电了邮件、电子文档、往来传真、文件、信件等，全部归公司所有，由公司统一管理，个人在公司的授权下对客户资源拥有权使用权、维护权，但不享有所有权，个人离职前，必须移交所有客户资料；

（6） 个人意见和建议须在部门会议或公司会议上提出，决议一旦形成，必须无条件执行；

（7） 员工在接到任务以后，须主动与上级沟通，并向上级及时报告最新进展和结果；

（8） 全体成员须永远保持学习状态，不断加强个人修养，强化外贸专业能力，拓展公司产品知识。

旨在从大局出发，协助外贸部成员团结、互助、高效完成团队任务，达成企业，团队及个人目标，必须无条件执行。除了制度外，还需要通过一些活动来加强团队的聚注力，改善团队的精神风貌，让团队成员以团队为光荣。推动外贸团队高效运作，积极主动投入团队工作中，而不是被制度逼迫工作。

四、 团队作业流程

（一） 情报链作业流程

（二） 营销链作业流程

（三） 催化链作业流程

真实 三、四级

非真实 一、二级

（四） 交易链作业流程

未通过

五、改革团队考评与激励方案

（一）改进目标

（1）最大限度地激发团队成员的积极性；

（2）考核公正、公平，考核结果与过程；

（3）加强团队的聚注力，团结、互助、积极、主动。

（二）改进方式

1.利益分配结构改进

取消以个人业绩作为唯一考核标准；改用个人收益与企业效益、个人和价值链的工作完成状况、个人能力水平等相关。

2.绩效考核改进

(1)绩效考核成绩即为计算浮动奖金和个人价值率的唯一标准；

（2）绩效考核内容包括：考勤、客户资源开发、网络营销跟进、客户跟进、订单成交量、目标客户转换率、客户服务质量和专业度；

（3）根据各项工作在整个营销工作链中的不同重要程度设定不等的分值，越重要的工作环节设定的分值趣高；

（4）所有团队成员，只要在这个营销中作出了贡献，即使没有签订订单，均可获得相应的回报。

六、价值工作链考评方案

以价值工作链为基础组建的外贸团队的考核，包含两个主要部分：固定考核与浮动考核。这些考核结果主要与奖金、福利、晋升挂勾，但不与基本工资挂钩。

(一)固定考核

1.考勤

主要考核团队成员参与本部门举行的会议、活动等情况。设置固定的奖金作为全勤奖，如设置全勤奖为100元。一个月全勤出席，获得100元奖金。如果请病假2天以内，给予50%全勤奖。如请事假或者病假2天以上，全勤奖归零。

2.专业

根据团队成员的从业时间、工作量、工作质量、客户服务技巧、客户评价反馈等，对团队成员的服务质量和专业度进行分级，共分5个级别（也可以分为五个星级），每个级别的业务代表给予不同的专业津贴，如一到五级的专业津贴可分别设定为：300元，200元，150元，100元，50元。这样可以鼓励大家不断提升自身专业能力和水平。

每个级别的对应要求如下：

级别

一级

（五星级）

二级

（四星级）

三级

（三星级）

四级

（二星级）

五级

（一星级）

基本要求

外贸经验3年以上；英语沟通熟练；工作技能优；客户反应优；工作量完成100%；工作差错率1%以内

外贸经验2年以上；英语沟通熟练；工作技能优；客户反应良好；工作量完成100%；工作差错率3%以内。

外贸经验1年以上；英语沟通流畅；工作技能良；客户无投诉；工作量完成100%；工作差错率5%以内。

外贸经验1年以上；英语沟通流畅；工作技能一般；客户月诉1次以内；工作量完成90%以下；工作差错率8%以内。

外贸经验1年以下；英语沟通无障碍；工作技能一般；客户月诉1次以上；工作量完成80%以下；工作差错率8%以上。

（二）浮动考核

（1）浮动考核与团队效益挂钩，不同的工作内容，根据价值差异和难度差异进行利益分配。

例如：情报链、营销链、催化链、交易链四个工作链，可以分别设定占团队效益的15%、30%、25%、30%，按这个比例来进行效益分配。

（2）外贸部经理将一个月的工作任务分解到各个价值链，设定每个价值链的基本工作任务和工作量，以及对应的积分，按质按量完成即可获得满分。再将每个价值链的工作分解到个人，并设定每个人的目标分值，个人按质按量完成任务，即可获得满分。

（3）个人积分超标，可以作为个人专业级别的升级参考。

（4）一个价值链的总积分只有达标以后才可以获得全额的浮动奖金，不达标则按相应比率获得浮动奖金。这样可以促使团队所有成员必须团结一致，全力完成团队目标。

（5）利益分配方式采用从团队到个人的顺序。企业财务先根据当月业绩核算可以分配给外贸团队的总效益。然后根据团队的各价值链的比例关系，将总效益分配到四个价值链，再按个人绩效考核得分分配到个人。

（6）个人绩效考核得分计算方法：

个人绩效考核得分=个人积分÷（价值链总分÷价值链人数）×100%。

（7） 价值链浮动奖金=（价值链总积分÷价值链目标积分）×（团队总效益×价值链浮动奖金比率）。

（8） 个人浮动奖金计算方法：

个人浮动奖金=（价值链浮动奖金÷价值链人数）×个人绩效考核得分。

下面进行举例说明：

ABC公司的外贸团队有10人，情报链2人，营销链4人，催化链2人，交易链2人。某月的外贸营业额为15万，核算可分配给外贸的浮动奖金2万元。

四个价值链的收益分配比例为：15%、30%、25%、30%，即四个价值链的浮动奖金分别为3000元、6000元、5000元、6000元。

考评与分配：

1.情报链（可得浮动奖金比率15%，2人）

（1）部门经理根据公司的业务拓展要求，每个月制定一个客户资源开发数量和质量的要求，并设定相应积分分值，分配给情报链成员完成；

（2）个人绩效考核得分=个人积分÷（情报链总分÷情报链人数）×100%；

（3）超标完成的积分，可作为提升专业级别和专业津贴的参考；

例如：A、B两个情报链成员，A的积分是40分，B的积分是65分，总分是105分。目标要求每个人的积分是50分，那么B的积分高出目标分15分，可作为专业升级参考。他的绩效考核得分如下：

A=40÷（105÷2）×100%=76%；

B=65÷（105÷2）×100%=124%。

（4）个人浮动资金=（情报链浮动资金÷情报链人数）×个人绩效考核得分。

他们的浮动资金分别如下：

A=（3000÷2）×76%=1140元；

B=（3000÷2）×124%=1860元。

2.营销链（可得浮动奖金比率30%，4人）

(1)部门经理根据公司的业务拓展要求，每个月会制定一个网络营销任务和具体要求，并设定相应积分分值，分配给情报链成员完成。

（2）网络营销任务包括但不限于以下内容：客户开发邮件、传真的集中发送；B2B网络平台的建设；网络信息的发布和更新；营销工具和材料的制作，如图片处理、拍照、摄像；展会预定、布置等工作。

（3）超标完成的积分，可作为提升专业级别和专业津贴的参考。

（4）个人绩效考核得分=个人积分÷（营销链总积分÷营销链人数）×100%。

例如：A、B、C、D四个营销链成员的个人目标分值是50分，目标总分是200分。实际积分分别是40、55、45、50，总积分190分，比目标分少了10分。但B超标5分，可作为专业升级参考。根据公司可以计算出A、B、C、D的绩效考核得分。

A=40÷（190÷4）×100%=84%；

B=55÷（190÷4）×100%=116%；

C=45÷（190÷4）×100%=95%；

D=50÷（190÷4）×100%=105%。

（5） 个人浮动奖金=（营销链浮动奖金÷营销链人数）×个人绩效考核得分。

由于营销链整体没有达标，所以营销链的浮动奖金不能拿到全额，只能按比率获取，具体计算方式为：

营销链浮动奖金=6000元×（190÷200）=5700元。

个人浮动奖金就可以按公式计算出来：

A=（5700÷4）×84%=1197元；

B=（5700÷4）×116%=1653元；

C=（5700÷4）×95%=1354元；

D=（5700÷4）×105%=1496元。

（6） 营销链未完成任务，被按比例扣除了300元浮动奖金，这笔奖金可以留在团队作为活动经费或者其它的奖金。

3. 催化链（可得浮动奖金比率25%，2人）

（1） 对于催化链的考核，要抓住两点：量和质。

（2） 对跟进的客户数量、每个客户的跟进邮件数量，做一个量的要求。比如说，要求催化链一个月内跟进500个客户，其中30%的客户跟进邮件不少于6封以上，60%的客户跟进邮件不少于3封，允许30%的客户跟进邮件少于3封。

（3） 另外，对催化链提出质的要求。比如说，要求催化链每个月需要向交易链提交50个有效一级、二级客户资料。

（4） 积分可以分开计算然后相加，邮件按0.1分/封，一、二级客户按1分/个计算。

比如说，按最低标准，500个客户的30%的跟进邮件要求是6封，折算后的数量是900封，积分就是90分。

60%的跟进邮件按3封计算，也是900封，积分90分。

30%的跟进邮件按1封计算，是150封，积分15分。

而50个客户对应的就是50分。按照这个目标考核每个人的业绩就可以得出个人绩效考核得分，以及个人浮动奖金金额。具体计算方法根据前面公式计算。

4. 交易链（可得浮动奖金比率30%，2人）

（1） 交易链考核的标准主要是成交金额与毛利润。

（2） 对于产品比较单一的企业，可以只考核成交金额；而对于产品较多，产品毛利润相差较大的企业，则考核毛利润比较公平。因为交易链的价值最终体现在实际获得的利润上。

（3） 个人绩效考核得分=个人业绩总额÷（团队业绩总额÷交易链人数）×100%。如果2名交易链成员完成了企业的业绩目标，其中小皮完成了7万元，小张完成了8万元。那么可以计算出他们的绩效考核得分。

小皮绩效考核得分=70000÷（150000÷2）×100%=93%；

小张绩效考核得分=80000÷（150000÷2）×100%=107%。

（4） 个人浮动奖金=（交易链浮动奖金÷交易链人数）×个人绩效考核得分。

根据公式，可计算出交易链成咒的浮动奖金为：

小皮的浮动奖金=6000÷2×93%=2790元；

小张的浮动奖金=6000÷2×107%=3210元；

通过一个考评机制，外贸团队所有成员的个人收益都将与团队业绩和企业效益挂钩，同时能体现多劳多得的原则，以及体现每个成员的价值。另外，量化的评价结果，能更客观、更清晰地反映员工的工作状态。